ねえねえ、ちょっと聞いてくれる？会社で書類を共有するときって、
「このファイルは部長までしか見ちゃダメ」とか、「あの企画書は課長と担当者だけ編集できる」とか、いちいち設定するのが面倒だなぁって思ったことない？
もしくは、新しい人が入ってきたとき、「あの人にはこれとこれとこれの権限をあげて…」って、ひとつずつ許可を出すのが、地味に手間だったり。
実はね、そんな面倒な作業をググッと楽にしてくれる、「役割の階層（ロール・ハイアラーキー）」っていう賢い仕組みがあるんだ。
それは何？ 〜まるで会社の組織図そのもの！〜
「役割の階層」って、なんか難しそうな言葉に聞こえるけど、実は私たちの身近なものと全く同じ考え方なんだ。
想像してみて。あなたの会社にも、社長がいて、その下に部長がいて、さらに課長がいて、一般社員がいるでしょう？
この仕組みは、まさにその会社の組織図そのものなんだ。役職が上に行けば行くほど、責任範囲が広がるように、持っている「権限」も広くなっていく。
例えば、社長は会社の全部のことに口出しできるし、部長は自分の部署のことと、その下の課長や社員の仕事の範囲まで見ることができる。一般社員は自分の担当範囲の仕事をする、というようにね。
つまり、「上の役職の人は、下の役職の人ができること全部に加えて、自分だけの特別なこともできる」というルールが、自動的に決まっている状態なんだ。
何ができる？ 〜もう「あれもこれも」設定しなくていい！〜
この「役割の階層」という仕組みがすごいのは、「上に立つ人は、下の人の権限を全部持ってる」ってことを、システムが自動的に解釈してくれるところなんだ。
もっと具体的に、ホテルのスタッフで例えてみようか。
- 総支配人（社長みたいなトップ）は、ホテルの全部の部屋の鍵も持ってるし、どの部署にも指示が出せる。
- 部門マネージャー（部長みたいな存在）は、例えば「宿泊部門」なら、その部門の全部の部屋の鍵と、その下のスタッフ（フロント係や清掃係）ができる仕事は全部できる。
- フロント係（一般社員みたいな存在）は、自分のお客さんの部屋の鍵と、フロント業務ができる。
こんな風に、上の役職の人が、下の役職の人の仕事内容をカバーしているのが自然なことだよね。
だから、この仕組みを使えば、
- 「新しく入った○○さん、『フロント係』にしておこう」って設定するだけで、必要な権限が自動的に全部与えられる。
- 「△△さんが『マネージャー』に昇進したから、権限も更新しなきゃ！」ってときも、役職を「マネージャー」に変えるだけで、今までフロント係としてできたことに加え、マネージャーとしての新しい権限がパッと追加される。
いちいち「このファイルは誰それさんまで見れるようにして…」とか、「この機能はあの人に許可して…」なんて、チマチマ設定する手間が大幅に省けるってわけだ。とってもスマートでしょう？
簡単な例 〜「部長」が「一般社員」のファイルも見れるワケ〜
じゃあ、もっと身近な会社でのファイル共有で考えてみよう。
あなたの会社に、こんな役割があるとします。
- 社長：会社の全てを管理する最高責任者。
- 部長：特定の部署を管理する責任者。
- 一般社員：日常業務を行う担当者。
このとき、「役割の階層」が設定されていると、裏側ではこんな風に動いているんだ。
- まず、「一般社員」という役割が一番下の階層にある。
- その上に「部長」という役割があって、「部長は、一般社員ができることは全部できる！」というルールが自動的に作られる。
- さらにその上に「社長」という役割があって、「社長は、部長ができることは全部できる！（もちろん、一般社員ができることも全部！）」というルールが自動的に作られる。
だから、もしあなたが「一般社員」として「日報」というファイルを作って、「このファイルは一般社員なら見れる」と設定したとするよね。
そうすると、特別な設定をしなくても、あなたの「部長」さんも、その上の「社長」さんも、ちゃんとあなたの「日報」を見ることができるようになるんだ。
逆に、もし「部長」が「部署の目標」というファイルを作って、「このファイルは部長なら見れる」と設定したら、その上の「社長」は見れるけど、下の「一般社員」は見ることができない、ということになる。
まるで、会社の組織図そのままの動き方で、とても分かりやすいと思わない？
結び 〜実はそんなに難しくないし、すごく便利なんだよ〜
どう？ちょっと話が難しそうに聞こえたかもしれないけど、実はすごくシンプルでしょう？
「役割の階層」って、ITの専門用語で聞くと身構えちゃうけど、私たちの毎日の生活や、会社の組織と全く同じ考え方なんだ。
この賢い仕組みのおかげで、私たちは「誰が何を見れるか」なんてことを、いちいち細かく気にしなくても、スムーズに仕事を進められるようになっているんだよ。
見えないところで、私たちの仕事をグッと楽にしてくれている、縁の下の力持ちってわけだね！
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