「この情報、誰が見ていいんだっけ？」を自動で解決！
ねぇ、会社の情報共有って、ちょっとややこしいな…って感じたことありませんか？
「この資料は私しか見ちゃダメ」
「あのファイルはあの部署だけ」
「でも、このプロジェクトの情報はみんなに見せたいな…」
誰かに見てもらうには、いちいち許可をもらったり、パスワードを教えたり…そんな「見せていい・見せちゃダメ」の線引きって、けっこう面倒だし、間違えると大変なことになっちゃいますよね。
でもね、ご心配なく！実は、これを自動で、かしこく、そして間違えずにやってくれる、とっても便利な仕組みがあるんです。
それが、今日お話しする「sharing rules（シェアリング・ルールズ）」というものなんですよ。
それは一体、何者？まるで「賢い事務員さん」！
あなたの会社にいる、とっても賢いベテラン事務員さんを想像してみて！
「sharing rules」って、なんだか難しそうな名前だけど、実はとってもシンプル。
例えるなら、あなたの会社にいる、とっても賢いベテラン事務員さんを想像してみてください。この事務員さん、あなたの会社の書類や資料の全てを管理しています。
そして、あなたは彼にこう「お約束」するんです。
- 「この種類の書類は、営業部のAさんだけに見せてね」
- 「あのプロジェクトの報告書は、プロジェクトメンバー全員に見せてね」
- 「でも、『VIP顧客』と書かれた資料は、担当者以外に、部長以上の役職の人なら誰でも見れるようにしておいてね」
そう、この賢い事務員さんは、あなたが決めた「お約束」に基づいて、誰がどの情報を見たり、編集したりできるかを、自動で、正確に判断して、必要な人だけにサッと見せてくれるんです。
いちいち「この書類は誰々に見せる？」なんて聞かずに、お約束通りにパパッとやってくれるのが、この事務員さんのすごいところなんですよ。
この「賢い事務員さん」で何ができる？
じゃあ、この賢い事務員さん（sharing rules）が具体的に何をしてくれるのか、いくつか例を挙げてみましょう。
- 緊急時に臨機応変に！
普段は担当者しか見れないお客さんの情報も、「もし担当者が急な病欠で不在になったら、同じチームの他のメンバーにも見せてあげてね！」というお約束をすれば、いざという時に、チーム全体で情報共有がスムーズになります。 - 特定の情報だけを共有！
「今月の売上トップ５のリストは、部署関係なく、役員全員が見れるようにしてね！」というお約束をすれば、重要な情報だけが、自動的に必要な人に届きます。 - チームや部署ごとに見せる範囲を調整！
「営業一課が担当するお客さんの情報は、一課の人だけが見れるように。でも、一課の課長には、一課全員のお客さん情報を全部見れるようにしてね！」といったように、チーム内の役割に応じて、情報の見せ方を変えられます。
いちいち手動で設定したり、情報をコピーして渡したりする必要は一切ありません。全部、この賢い事務員さんが、あなたが決めた「お約束」通りに動いてくれるんです。
簡単な例でイメージしてみよう！
では、もっと具体的に、シンプルな例を見てみましょう。
例えば、あなたが会社の「顧客リスト」を管理しているとします。通常、顧客リストは、その顧客を担当している営業さんしか見られないようにしていますよね。
でも、ここに「VIP顧客」という特別な印（目印）がついたお客さんがいたとしましょう。このVIP顧客の情報だけは、担当者以外に、「部長以上の役職の人なら誰でも見られる」ようにしたい。
そんな時、あなたは賢い事務員さんに、こう「お約束」するんです。
「もし顧客リストに『VIP顧客』という目印が付いていたら、担当者だけでなく、部長以上の人にも見せてあげてね！」
すると、事務員さんは、自動的にVIP顧客のリストを見つけ出し、該当する部長さんたち全員が、いつでもその情報を見られるようにしてくれるんです。
これなら、急に社長から「あのVIP顧客の状況は？」と聞かれても、部長さんがサッと確認できますし、担当者がお休みでも安心ですよね。
実はそんなに難しくない、魔法の仕組み！
どうでしたか？「sharing rules」って、なんだか複雑そうに聞こえるけど、実は「賢い事務員さんが、あなたのお約束通りに情報を自動で仕分けしてくれる仕組み」のことだったんです。
これがあれば、会社内の情報のやり取りが、もっとスムーズに、もっと安全に、そして何より、もっと楽になること間違いなし！
ITって難しそう…と思われがちですが、実はこんな風に、私たちの仕事をぐっと楽にしてくれる「魔法の道具」がたくさんあるんですよ。
あなたもぜひ、この賢い事務員さん、活用してみてくださいね！
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