こんにちは！突然ですが、会社でこんなこと、ありませんか？
- 「あれ？この資料、私には見えないんだけど…」
- 「このお客さんの情報、うちのチーム以外には見せたくないな。」
- 「逆に、部長には全部のデータを見せてあげたいんだけど、どうしたらいいの？」
こんな時、「どうやってみんなが必要な情報にアクセスできるようにするか、でも見せたくない人には見せないようにするか」って、結構頭を悩ませるんですよね。
そこで今日は、そんな情報共有のお悩みをズバッと解決してくれる、とっておきの裏方さん、その名も「sharing rules」（シェアリング・ルールズ）という仕組みについて、世界一わかりやすくご説明します！
それは何？ 〜 まるで「気の利く執事」さんのような働き
「sharing rules」って聞くと、なんだか難しそうに聞こえますよね？でも、心配ご無用！これは、まるであなたの会社の情報を取り仕切る、「気の利く執事」さんのようなものだとイメージしてください。
この執事さん、とっても賢いんです。
- あなたが「Aさんには、この書類とあの書類を見せてあげてね」と指示すると、Aさんがアクセスした時に、必要な書類だけをサッと出してくれます。
- 「Bさんには、お客様の個人情報は絶対に見せちゃダメだよ！」と伝えておけば、Bさんがうっかり見ようとしても、ちゃんとガードしてくれます。
- しかも、「営業部の人は、みんな自分の担当顧客の情報だけ見られるようにしてね！」なんて、条件を伝えておけば、いちいち一人ひとりに指示しなくても、自動でやってくれるんです。
そう、この執事さんは、「誰が」「どんな条件を満たしたら」「どの情報にアクセスできるか」を、自動でパッと判断して、最適な状態にしてくれる、そんな縁の下の力持ちなんです。
何ができる？ 〜 図書館の貸し出しルールを思い浮かべてみて
この「気の利く執事」さんは、具体的にどんなことができるんでしょう？一番身近な例で言うと、図書館の「貸し出しルール」にすごく似ています。
図書館には、いろんな本がありますよね。
- 誰でも借りられる本：これは、みんなが見ていい情報ですね。
- 特定の会員さんだけが借りられる特別コーナーの本：「子ども向けの絵本は、子ども会員しか借りられない」とか、「専門書は、研究者会員しか閲覧できない」といったイメージです。
- 館内でしか見られない貴重な資料：これは、会社の機密情報のように、持ち出しはNGだけど、特定の場所（システム内）でなら確認できる、というイメージです。
「sharing rules」は、まさにこの図書館のルールを、コンピューターの中の情報に適用するようなものなんです。
例えば、こんな風に活躍してくれます。
- 「営業部の人は、全員、担当するお客さんの情報を見られるようにしてね。」
- 「経理部の人は、全員、お金に関する数字の資料を見られるようにしてね。でも、お客さんの個人情報は見せなくていいよ。」
- 「部長さんは、誰でも、すべての部署の情報を見られるようにしてね。」
いちいち一人ひとりに「あなたはこれ、あなたはこれ」と設定するのではなく、「営業部の人はこう」「経理部の人はこう」という「グループ」や「条件」で、まとめてルールを決められるのが、すごく便利なところなんです。
簡単な例 〜 チームの資料室で「見せる・見せない」を決める
では、実際にどんな風に動くのか、もう一つ簡単な例を見てみましょう。
あなたの会社に「新商品開発プロジェクト」という部署があるとします。
- 「新商品開発プロジェクト」のメンバーは、当然、プロジェクトに関するあらゆる資料（アイデア、デザイン案、会議議事録など）を自由に見たり、編集したりできるようにしたいですよね。
- でも、他の部署（例えば人事部の人など）には、まだ公開前の新商品の情報は見られたくないはずです。
この時、例の「気の利く執事さん」こと「sharing rules」がこんなルールを設定してくれます。
ルール：
「もし、資料が『新商品開発プロジェクトに関するもの』だったら、
それを『新商品開発プロジェクトのメンバー全員』が『見たり、書き換えたりできるように』しなさい。」
これだけです！このルールを設定しておけば、プロジェクトメンバーは安心して情報にアクセスでき、他の人には見えない状態が保たれるわけです。
新しくメンバーが加わっても、その人が「新商品開発プロジェクトのメンバー」になった途端、自動で必要な資料が見えるようになるんですよ。賢いですよね！
結び 〜 実はそんなに難しくないし、すごく便利！
どうでしたか？「sharing rules」という言葉はちょっと堅苦しいけれど、やっていることは、私たちの生活の中にある「誰に、何を、どの範囲で共有するか」という、ごく自然な「ルール作り」なんですよね。
会社の大事な情報を、必要な人にだけ、必要なタイミングで届ける。そして、見せたくない人にはちゃんとガードする。
この「sharing rules」は、そんな当たり前の安心を、コンピューターの世界で自動的に実現してくれる、とっても頼りになる存在なんです。
「システムって、案外、私たちの暮らしを真似してるだけなんだな」って思ってもらえたら嬉しいです！
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