Salesforce Education Cloudで学生募集と入学プロセスを改革する：コンサルタントが解説する導入ガイド

背景と適用シナリオ

現代の教育機関は、かつてないほどの変革の波に直面しています。少子化による学生獲得競争の激化、デジタルネイティブ世代の志願者が期待するシームレスなオンライン体験、そして、各部門に散在するデータを統合し、的確な意思決定を下す必要性など、課題は多岐にわたります。多くの大学や専門学校では、今なおスプレッドシートや複数のレガシーシステムを駆使して学生募集や入学選考プロセスを管理しており、非効率な手作業がスタッフの大きな負担となっています。

このような状況は、具体的に以下のような問題を引き起こします。

機会損失： 問い合わせへの対応遅延や、個々の志願者に最適化されたコミュニケーションが取れないことにより、有望な志願者を競合に奪われるリスク。
志願者体験の低下： 煩雑な出願手続きや、進捗状況の不透明さが、志願者の満足度を下げ、出願途中での離脱を引き起こす。
データのサイロ化： 募集、出願、選考、入学といった各プロセスでデータが分断され、志願者一人ひとりの全体像を把握できない。これにより、データに基づいた戦略的な募集活動が困難になる。
手動プロセスによる非効率： 書類の確認、担当者への割り振り、合否通知の作成といった手作業が多く、ヒューマンエラーのリスクやスタッフの残業時間増加につながる。

こうした課題を解決するために設計されたのが、Salesforce Education Cloudです。これは、世界No.1のCRMプラットフォームであるSalesforceを教育機関向けに最適化したソリューションであり、志願者、在学生、卒業生、教職員といった、教育に関わるすべての人々をつなぎ、ライフサイクル全体で一貫したエンゲージメントを可能にします。本稿では、Salesforceコンサルタントの視点から、特に教育機関の根幹をなす「学生募集と入学選考プロセス」において、Education Cloudがどのように活用され、業務改革を実現するのかを具体的に解説します。

原理説明

Salesforce Education Cloudが募集・入学プロセスを革新できる理由は、その堅牢なアーキテクチャと機能豊富なアプリケーションにあります。中心となるのは、Education Data Architecture (EDA) (教育データアーキテクチャ) と Admissions Connect (アドミッションズ・コネクト) です。

Education Data Architecture (EDA) - すべてのデータの基盤

EDAは、Education Cloudの根幹をなすデータモデルです。標準のSalesforceオブジェクトを教育機関特有のニーズに合わせて拡張し、「学生の360度ビュー」を実現します。これにより、一人の学生に関するあらゆる情報（基本情報、学業成績、課外活動、コミュニケーション履歴など）が一元管理され、どの部門のスタッフも常に最新かつ正確な情報にアクセスできます。

取引先 (Account) オブジェクト： EDAでは、2種類のレコードタイプが主に使われます。一つは「教育機関」で、志願者の出身高校などを記録します。もう一つは「世帯」で、家族構成や保護者情報を管理します。
取引先責任者 (Contact) オブジェクト： 学生、保護者、教職員など、「個人」を表す中心的なオブジェクトです。
所属 (Affiliation) オブジェクト： 「取引先責任者」と「取引先」の関係性を定義します。例えば、「学生Aさんが高校Bに在籍している」「教員Cさんが大学Dに勤務している」といった関係を柔軟に表現できます。

このEDAの構造により、単なる点としての情報ではなく、学生を中心とした関係性のネットワークとしてデータを捉えることが可能になります。

Admissions Connect - 募集・入学プロセスを効率化するエンジン

Admissions Connectは、EDAの上に構築された、募集・入学業務に特化したアプリケーションです。志願者獲得から合否判定までの煩雑なプロセスをデジタル化し、自動化します。

募集とナーチャリング： Webサイトからの資料請求やオープンキャンパスの申し込みをSalesforceのリードとして自動的に取り込みます。その後、Marketing Cloud Account Engagement (旧Pardot) などのマーケティングツールと連携し、志願者の興味関心に合わせた情報提供を自動で行い、出願意欲を高めます（ナーチャリング）。
オンライン出願： Experience Cloud (エクスペリエンスクラウド) を用いて、志願者向けのポータルサイトを構築します。志願者はこのポータルから基本情報の入力、必要書類のアップロード、推薦状の依頼などをすべてオンラインで完結できます。入力されたデータは、リアルタイムでSalesforceのApplication (出願) オブジェクトに格納されます。
書類管理と進捗追跡： 志願者がアップロードした書類（成績証明書、エッセイなど）は自動で該当する出願レコードに紐付けられます。タスクリストやチェックリスト機能により、書類の提出状況は一目瞭然となり、未提出の志願者にはリマインダーを自動送信することも可能です。
レビューと選考： Admissions Connectの強力なレビュー機能により、複数のレビュー担当者（教員、入試担当者など）に出願を割り振り、オンラインで評価を入力できます。評価基準やスコアカードを事前に設定しておくことで、公平かつ効率的な選考が実現します。
合否通知と入学手続き： 選考会議での決定後、ボタン一つで合否通知をポータル上に表示したり、メールで送信したりできます。合格者には、そのまま入学金決済や手続き案内にスムーズに誘導することが可能です。

このように、EDAという強固なデータ基盤の上でAdmissions Connectが機能することにより、従来は分断されていたプロセスがシームレスに連携し、データに基づいた迅速かつパーソナライズされた対応が実現するのです。

示例コード

Education Cloudの強みの一つは、標準機能でカバーできない教育機関固有の要件に対して、Salesforceプラットフォームの柔軟なカスタマイズ能力で対応できる点です。ここでは、入学選考プロセスをさらに自動化するための一例として、「出願ステータスが更新された際に、レビュー担当者に自動でタスクを割り当てる」Apexトリガーのサンプルコードを紹介します。

シナリオ

志願者が必要書類をすべて提出し、出願レコードのステータスが「提出完了」から「レビュー待ち」に変更されたとします。この変更を検知し、その出願レコードの所有者（一次レビュー担当者）に対して、「出願内容を確認してください」という内容のToDo（Task）を自動で作成します。

注：Admissions Connectの出願オブジェクトのAPI参照名は、組織によって異なる場合があります。ここでは一般的なカスタムオブジェクト名 Application__c を使用します。

/*
 * ApplicationTrigger: 出願 (Application__c) オブジェクトに対するトリガー
 * 動作：レコード更新後 (after update)
 * 目的：ステータスが 'レビュー待ち (Pending Review)' に変更された場合、
 *      レコードの所有者にレビュー依頼のToDo (Task) を自動で作成する。
 */
trigger ApplicationTrigger on Application__c (after update) {

    // 新しく作成するTaskを格納するためのリストを初期化
    List<Task> tasksToCreate = new List<Task>();

    // トリガーを実行したすべての出願レコードをループ処理
    for (Application__c newApp : Trigger.new) {
        
        // 更新前のレコード情報を取得するためにTrigger.oldMapを使用
        Application__c oldApp = Trigger.oldMap.get(newApp.Id);
        
        // ステータスが変更され、かつ新しいステータスが 'Pending Review' であることを確認
        // (oldApp.Status__c != newApp.Status__c) のチェックにより、
        // 無関係な項目更新でトリガーが意図せず実行されることを防ぐ
        if (oldApp.Status__c != newApp.Status__c && newApp.Status__c == 'Pending Review') {
            
            // 新しいTaskオブジェクトのインスタンスを作成
            Task reviewTask = new Task();
            
            // 件名 (Subject) を設定
            reviewTask.Subject = newApp.Name + ' のレビュー依頼';
            
            // 所有者 (OwnerId) に出願レコードの所有者を設定
            reviewTask.OwnerId = newApp.OwnerId;
            
            // 関連先 (WhatId) に出願レコードのIDを設定
            // これにより、Taskから関連する出願レコードへ簡単にアクセスできる
            reviewTask.WhatId = newApp.Id;
            
            // 期日 (ActivityDate) を3日後に設定
            reviewTask.ActivityDate = Date.today().addDays(3);
            
            // 優先度 (Priority) を 'High' に設定
            reviewTask.Priority = 'High';
            
            // 作成するTaskのリストに追加
            tasksToCreate.add(reviewTask);
        }
    }

    // 作成するTaskが1件以上ある場合のみ、データベースへの挿入処理 (DML) を実行
    // DML処理をループの外で行うことは、ガバナ制限を回避するためのベストプラクティス
    if (!tasksToCreate.isEmpty()) {
        try {
            insert tasksToCreate;
        } catch (DmlException e) {
            // エラーハンドリング：実際の本番コードでは、エラーログの記録などを行う
            System.debug('Taskの作成に失敗しました: ' + e.getMessage());
        }
    }
}

このコードはSalesforce Developerの公式ドキュメントに記載されているApexトリガーの基本構文とSObjectの操作方法に基づいています。このようなシンプルな自動化を積み重ねることで、手作業によるタスク作成や確認の漏れを防ぎ、選考プロセス全体のスピードと正確性を劇的に向上させることができます。

注意事項

Education Cloudの導入は大きなメリットをもたらしますが、成功させるためにはいくつかの重要な点に注意を払う必要があります。コンサルタントとして、特に以下の点を強調します。

権限とセキュリティ (Permissions and Security)

出願情報には、氏名、住所、成績、家庭環境といった機密性の高い個人情報 (PII) が大量に含まれます。プロファイル (Profiles) や権限セット (Permission Sets) を用いて、ユーザーの役割に応じた厳格なアクセス権限を設定することが不可欠です。例えば、レビュー担当の教員には担当する志願者の情報のみを閲覧させ、財務情報にはアクセスさせない、といった設定が必要です。項目レベルセキュリティ (Field-Level Security) も活用し、項目単位での表示・非表示を制御してください。

API制限とインテグレーション (API Limits and Integration)

多くの教育機関では、学籍情報システム (SIS)、オンライン学習プラットフォーム (LMS)、決済ゲートウェイなど、複数の外部システムを利用しています。Education Cloudをこれらのシステムと連携させることで、真のデータ一元化が実現します。しかし、連携にはAPIコールが伴います。データ移行時や日々の同期処理において、Salesforceのガバナ制限 (Governor Limits)、特にAPIコール数の上限に達しないよう、一括処理 (Bulk API) の活用や非同期処理 (Asynchronous Apex) を組み込んだ、効率的な連携設計が求められます。

データモデルの設計 (Data Model Considerations)

EDAは非常によくできた標準データモデルですが、導入前にその構造を深く理解することが重要です。既存の業務プロセスを無理やりシステムに合わせるのではなく、EDAの標準機能を最大限に活かしつつ、本当に必要な場合にのみカスタムオブジェクトやカスタム項目を追加するという方針が、将来のメンテナンス性や拡張性を担保します。初期のデータモデル設計の誤りは、後々大きな技術的負債となる可能性があります。

まとめとベストプラクティス

Salesforce Education Cloudは、単に煩雑な事務作業を効率化するツールではありません。それは、志願者一人ひとりに寄り添ったコミュニケーションを可能にし、データに基づいた戦略的な意思決定を支援し、最終的には教育機関全体の競争力を高めるための戦略的プラットフォームです。

募集・入学プロセスの変革を成功に導くため、以下のベストプラクティスを推奨します。

明確なビジョンとロードマップを策定する： まず何から着手し（例：オンライン出願の実現）、将来的にはどこまで活用範囲を広げるのか（例：在学生の成功支援、卒業生との関係強化）という段階的な計画を立てます。
すべてのステークホルダーを巻き込む： 導入プロジェクトはIT部門だけのものではありません。入試広報、教務、情報システム、経営層など、関連する全部門の代表者を集めたチームを組成し、現場のニーズを正確に吸い上げることが不可欠です。
志願者体験を最優先に考える： システムの設計やプロセスの見直しを行う際は、常に「これは志願者にとって分かりやすいか？使いやすいか？」という視点を忘れないでください。優れた志願者体験こそが、貴学を選ぶ決め手となり得ます。
早期にデータ移行戦略を立てる： 既存システムからのデータ移行は、プロジェクトの中で最も複雑で時間のかかる作業の一つです。早い段階で移行対象のデータを特定し、クリーニングとマッピングの計画を開始してください。
フェーズドアプローチで導入する： 一度にすべての機能・部門に導入する「ビッグバン」アプローチはリスクを伴います。まずは募集部門に限定する、あるいは特定の学部から開始するなど、スモールスタートで成功体験を積み重ね、それを組織全体に展開していく手法が確実です。

Salesforce Education Cloudを正しく導入・活用することで、貴学は志願者との関係を強化し、入学から卒業、そしてその先まで続く、生涯にわたるエンゲージメントの基盤を築くことができるでしょう。

にゃんこのSalesforce日記

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